Interne Meldestelle nach dem Hinweisgeberschutzgesetz

Mit dem Hinweisgeberschutzgesetz sollen hinweisgebende Personen („Whistleblower“), die im Zusammenhang mit ihrer beruflichen Tätigkeit oder im Vorfeld einer beruflichen Tätigkeit Informationen über Verstöße melden, zukünftig besser vor etwaigen arbeitsrechtlichen oder sonstigen Nachteilen geschützt werden.

Das Hinweisgeberschutzgesetz verpflichtet Beschäftigungsgeber mit in der Regel mindestens 50 Mitarbeitenden zur Einrichtung einer internen Meldestelle.

Hinweisgebende Personen, die einen Hinweis nach dem Hinweisgeberschutzgesetz abgegeben haben und die Grund zur Annahme hatten, dass die gemeldete Information der Wahrheit entspricht, können nicht für die Beschaffung von oder den Zugriff auf die notwendigen Informationen rechtlich verantwortlich gemacht werden, sofern die Beschaffung oder der Zugriff als solcher nicht eine eigenständige Straftat darstellt.

Darüber hinaus ist jede Form von Repressalie gegen diese Person verboten. Sofern die hinweisgebende Person eine Benachteiligung erlebt, so wird vermutet, dass die Benachteiligung eine Repressalie für die Meldung ist. Wenn dies der Fall ist, ist der Verursacher dazu verpflichtet, den entstandenen Schaden zu ersetzen.

Der persönliche Anwendungsbereich des Hinweisgeberschutzgesetzes ist weit gefasst und umfasst alle Personen, die im Zusammenhang mit ihrer beruflichen Tätigkeit Informationen über Verstöße erlangt haben. Dies können neben Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer sowie auch Pastorinnen und Pastoren und Kirchenbeamte sein (m/w/d).

Im Wesentlichen gibt es zwei verschiedene Arten von Meldestellen: die interne und die externe Meldestelle. Die internen Meldestellen sind bei den Unternehmen selbst eingerichtet.

Die EKD hat eine Meldestelle geschaffen, der sich die Gliedkirchen und gliedkirchlichen Einrichtungen anschließen können. Diese Meldestelle ist angegliedert an das Kirchenamt der EKD. Sie steht allen vom persönlichen Anwendungsbereich des Hinweisgeberschutzgesetzes erfassten Personen der angeschlossenen Gliedkirchen zur Abgabe von Hinweisen offen.

Außerdem gibt es externe Meldestellen. Diese werden vom Staat eingerichtet. Die staatliche Hauptmeldestelle ist beim Bundesamt der Justiz angesiedelt. Daneben gibt es noch spezielle externe Meldestellen. Für Verstöße bei Finanzgeschäften gibt es die von der Bundesanstalt Finanzdienstleistungen (BaFin) eingerichtete Meldestelle.

Zusätzlich gibt es eine externe Meldestelle beim Bundeskartellamt, an die Meldungen bei Kartellrechtsverstößen zu machen sind.

Eine externe Meldestelle ist eine Behörde, an die die hinweisgebende Person mündlich oder schriftlich Informationen über Rechtsverstöße mitteilen kann.

Die hinweisgebende Person darf wählen, ob sie sich zunächst intern an das Unternehmen und / oder extern an die zuständige Behörde wendet.

Der Vorteil an der internen Meldestelle ist, dass es sich bei der Meldestelle um fachkundige Personen handelt, die auch den Beschäftigungsgeber bzw. die Einrichtung und deren Struktur kennen. Dies trägt zu einer schnellen Aufklärung und Abhilfe bei. 

Ja, bei der internen Meldestelle der EKD wird eine anonyme Meldung möglich sein.

Diese Möglichkeit steht dem Personenkreis offen, der generell zur Abgabe von Meldungen berechtigt ist. Der weitere Kontakt zwischen Meldestelle und Hinweisgebenden erfolgt sodann über ein einzurichtendes Postfach.

Der sachliche Anwendungsbereich des Gesetzes wird in § 2 Hinweisgeberschutzgesetz geregelt. Danach wird der bzw. die Hinweisgeber:in vom Schutz des Gesetzes erfasst, wenn die die dort aufgeführten Verstöße gemeldet werden. 

Der sachliche Anwendungsbereich umfasst alle Verstöße gegen Rechtsvorschriften des Bundes und der Länder sowie unmittelbar geltende Rechtsakte der EU und der Europäischen Atomgemeinschaft.

Darunter fallen u. a. insbesondere folgende Regelungen und Vorgaben

• zur Bekämpfung der Geldwäsche
• zur Produktsicherheit
• zur Beförderung gefährlicher Güter
• zum Umweltschutz, Strahlenschutz
• zur Lebensmittel- und Futtermittelsicherheit
• zu Qualitäts- und Sicherheitsstandards bei Arzneimitteln und Medizinprodukten
• des Verbraucherschutzes
• des Datenschutzes
• der Sicherheit in der Informationstechnik
• des Vergaberechts
• zur Rechnungslegung bei Kapitalgesellschaften

Gemäß § 17 Hinweisgeberschutzgesetz ist bei Eingang einer Meldung wie folgt zu verfahren:

• Bestätigung des Eingangs der Meldung an die hinweisgebende Person spätestens nach sieben Tagen;
• Prüfung, ob der gemeldete Verstoß in den sachlichen Anwendungsbereich des § 2 Hinweisgeberschutzgesetz fällt;
• Kontakt mit der hinweisgebenden Person halten, ggf. um weitere Information ersuchen;
• Prüfung der Stichhaltigkeit der eingegangenen Meldung;
• Ergreifen angemessener Folgemaßnahmen;
• Rückmeldung an die hinweisgebende Person innerhalb von drei Monaten nach der Bestätigung des Eingangs der Meldung, wobei die Rückmeldung die Mitteilung geplanter sowie bereits ergriffener Folgemaßnahmen sowie die Gründe für diese enthalten soll, sofern dadurch interne Nachforschungen oder Ermittlungen nicht berührt und die Rechte der Personen, die Gegenstand einer Meldung sind oder die in der Meldung genannt werden, nicht beeinträchtigt werden;
• Dokumentation der Hinweise unter Beachtung des Vertraulichkeitsgebotes. Diese Dokumentation ist drei Jahre nach Abschluss des Verfahrens zu löschen, sofern es nicht zur Bearbeitung des Hinweises oder nach anderen Rechtsvorschriften erforderlich und verhältnismäßig ist, die Dokumentation noch länger zu speichern.